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Die Zeiterfassung mit Transpondertechnik ist eine moderne Methode zur Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Transponder sind kleine elektronische Geräte, die Informationen übertragen können, wenn sie mit einem Lesegerät in Kontakt kommen. In der Zeiterfassung werden Transponder in Form von RFID-Tags (Radio-Frequency Identifikation) oder NFC-Tags (Near Field Communication) verwendet.
Viele gängige Transponder, einschließlich Krankenkassen-, EC- und Kreditkarten, verwenden RFID- oder NFC-Technologie zur Identifizierung. Diese Technologie ermöglicht es, dass diese Karten als Transponder verwendet werden können, um Zugang zu bestimmten Räumen, Gebäuden oder Dienstleistungen zu erhalten, ohne zusätzlichen Transponder kaufen zu müssen. Dies kann die Handhabung erleichtern, da Sie nicht noch ein weiteres Gerät oder eine weitere Karte am Schlüsselbund tragen müssen.
Allerdings gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:
Sicherheit: Die Verwendung von Kreditkarten oder anderen persönlichen Karten als Transponder kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, da diese Karten normalerweise nicht für den Zugang zu Gebäuden oder sicherheitskritischen Bereichen vorgesehen sind. Wenn diese Karten verloren gehen oder gestohlen werden, könnte unbefugter Zugriff auf geschützte Bereiche erhalten bleiben.
Datenschutz: Das unbefugte Auslesen von Informationen von RFID- oder NFC-Karten ist möglich. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihre persönlichen Daten auf diesen Karten angemessen geschützt sind.
Kompatibilität: Nicht alle Systeme sind mit allen Arten von RFID- oder NFC-Karten kompatibel. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Karten, die Sie verwenden möchten, tatsächlich mit dem Transpondersystem funktionieren.
Insgesamt kann die Verwendung gängiger Karten als Transponder eine bequeme Lösung sein, sollte jedoch sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie sicher und kompatibel ist.
NFC-Technologie:
Viele moderne Smartphones sind mit NFC (Near Field Communication) ausgestattet, was es ermöglicht, mit NFC-fähigen Transpondern und Karten zu interagieren. Sie können Ihre Krankenkassenkarte, EC-Karte und Kreditkarte als NFC-Tags auf Ihrem Smartphone speichern und verwenden, um sich zu identifizieren.
Mobile Wallets:
Die meisten Mobiltelefone ermöglichen das Hinzufügen von Kredit- und EC-Karten zu digitalen Wallet-Apps wie Apple Pay, Google Pay oder Samsung Pay. Diese Apps verwenden ebenfalls NFC, um Zahlungen zu ermöglichen. Sie könnten Ihr Smartphone auch für Transaktionen und Identifikationen verwenden.
Biometrische Identifikation:
Einige Dienste und Geräte unterstützen biometrische Identifikationsmethoden wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung. In diesen Fällen können Sie sich anhand Ihrer biometrischen Daten identifizieren, ohne zusätzliche physische Transponder verwenden zu müssen.
RFID-Implantate:
Diese Option ist weniger verbreitet, aber es gibt Menschen, die sich RFID-Implantate unter die Haut setzen lassen, um bestimmte Transaktionen und Identifikationen durchzuführen. Dies erfordert jedoch eine ernsthafte Überlegung und Vorsicht.
Bitte beachten Sie, dass die Verwendung Ihrer Kreditkarte oder EC-Karte für Identifikationszwecke auch Datenschutz- und Sicherheitsüberlegungen mit sich bringt.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Informationen sicher geschützt sind.
Bevor Sie jede dieser Methoden in Betracht ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass sie mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften in Ihrem Land und in Bezug auf die spezifischen Dienste, die Sie verwenden möchten, im Einklang stehen.
Darüber hinaus sollten Sie die Sicherheitsaspekte und potenziellen Risiken durch KJ-Networx gründlich prüfen lassen.
Hier ist ein grundlegender Ablauf, wie die Zeiterfassung mit Transpondertechnik funktionieren kann:
Transponder-Ausgabe:
Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Transponder in Form einer Karte, eines Schlüsselanhängers oder eines Aufklebers, auf dem ein RFID- oder NFC-Chip integriert ist. Dieser Chip enthält eine eindeutige Kennung, die mit dem jeweiligen Mitarbeiter verknüpft ist.
Lesegeräte installieren:
In den Räumlichkeiten des Unternehmens werden Lesegeräte installiert. Diese Lesegeräte sind in der Lage, die Transponder zu erkennen und die darauf gespeicherten Informationen auszulesen.
Transponder-Scan:
Wenn ein Mitarbeiter zur Arbeit kommt oder das Unternehmen verlässt, hält er seinen Transponder in die Nähe des Lesegeräts (typischerweise in einem Abstand von wenigen Zentimetern). Das Lesegerät erkennt den Transponder und liest die eindeutige Kennung aus.
Zeitstempel erfassen:
Das System erfasst den Zeitpunkt des Transponder-Scans und speichert diesen als Zeitstempel. Die Daten werden in der Regel in einer Datenbank gespeichert, die später für die Abrechnung von Arbeitszeiten und andere Zwecke verwendet werden kann.
Vorteile der Zeiterfassung mit Transpondertechnik:
Es ist wichtig zu beachten, dass die Nutzung von Transpondertechnik zur Zeiterfassung in einigen Ländern und unter bestimmten Datenschutzbestimmungen reglementiert sein kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die geltenden Vorschriften und Datenschutzrichtlinien einhalten, wenn sie diese Technologie implementieren.
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Sie haben Fragen? Unser Team steht Ihnen für Tipps & Fragen rund um das Thema Zeiterfassung gerne zur Verfügung.
Unsere Leistungen sind transparent und ohne versteckte Kosten und auch die Wartungsgebühren sind überschaubar und alles andere als abschreckend.
Gerne beraten wir Sie persönlich, telefonisch oder auch per Mail und freuen uns auf Ihre Anfrage.
Ihr Team der KJ-NetworX GmbH
KJ-NetworX GmbH – Bahnhofstraße 10a – 49170 Hagen a.T.W.
Tel: 05405 8084870 – Mail: vertrieb@kj-net.netzwerkcloud.de
Enthalten sind ein Erfassungsterminal plus7 mit der berührungslosen und verschleißfreien Transpondertechnik,
10 Transponder sowie die entsprechende Software mit vielfältigen Auswertemöglichkeiten.
Das Erfassungsterminal plus7 verfügt über ein modernes IPS-LC-Touch-Display und direktem Anschluss über Ethernet mit Stromversorgung über beigefügtem Netzteil oder per PoE (Power over Ethernet).
Für die Installation des Erfassungsterminals plus7 sind Administratoren-Kenntnisse erforderlich.
Mit dem optionalen Timemaster Terminal Pro-Modul (Lizenz je Terminal) können an dem Erfassungsterminal plus7 durch die Mitarbeiter persönliche Abfragen auf deren Zeitkonto, Urlaubsstand, letzte Zeitbuchungen, etc. vorgenommen werden.
Durch das Sachbearbeiter-Modul können zusätzlich zum Administrator weitere Mitarbeiter zu Benutzern des Systems ernannt werden.
Diese erhalten somit eigene Anmeldedaten für Timemaster mit der Berechtigung, andere Mitarbeiter zu verwalten.
In Verbindung mit dem optionalen Gruppen-Modul können die Rechte auf bestimmte Mitarbeiter eingeschränkt werden.
Das Mitarbeiter-Web-Modul bietet die Möglichkeit, Mitarbeitern eigene Anmeldedaten für Timemaster einzurichten und ihnen Rechte bezogen auf die eigenen Daten zuzuweisen. So können Mitarbeiter z.B. eigene Zeitbuchungen erfassen und je nach zugewiesenen Rechten auch ändern.
Über das App-Modul (Lizenz für je 10 Mitarbeiter) wird die Erfassung von Zeitbuchungen und das Abfragen von Mitarbeiterinformationen per Smartphone möglich.
Der Zugriff per Smartphone auf die Serverumgebung muss über eine WLAN- Verbindung oder separate VPN-Verbindung (z.B. über separate App) zum Firmennetzwerk erfolgen.
Als Voraussetzung ist das Mitarbeiter-Web-Modul zwingend notwendig. Außerdem empfehlen wir unbedingt den Abschluss eines Servicevertrags, da Aktualisierungen der App automatisch erfolgen können und eine Kompatibilität zu einer aktualisierten App nur in aktuellsten Softwareversionen auf dem Server gewährleistet werden kann.
Über das Gruppen-Modul können Sie verschiedene Mandanten und Abteilungen anlegen und Mitarbeiter gruppieren.
Praktisch ist dies Tool immer dann, wenn für ganze Abteilungen Abwesenheiten eingetragen oder Auswertungen erstellt werden sollen.
In Verbindung mit dem optionalen Sachbearbeiter-Modul wäre es zudem möglich, Systembenutzer zu berechtigen, Mitarbeiterdaten einer bestimmten Gruppe zu verwalten.
Mit dem Zuschläge-Modul können Sie Zuschläge für die Mitarbeiter festlegen, die z.B. Mehrarbeit leisten, über Nacht oder an Sonn- und Feiertagen arbeiten.
Außerdem kann festgelegt werden, ob die Zuschläge in die Zeitkonten der Mitarbeiter eingerechnet werden.
Das Auswertungen-Plus-Modul ermöglicht die Erstellung bestimmter Auswertungen wie beispielsweise Stundenübersichten, Arbeitszeitentwicklungen und Arbeitstagelisten.
Verschiedene Listen lassen sich als PDF-, Excel-, oder CSV-Datei ausgeben. Ein Versand der Zeitsaldenlisten an die Mitarbeiter per E-Mail ist mit diesem Modul ebenfalls möglich.
In Verbindung mit dem optionalen Gruppen-Modul können Auswertungen außerdem für bestimmte Mitarbeitergruppen erstellt werden.
Durch das Chef-Modul haben Sie die Möglichkeit, für einzelne Tage Auswertungen in tabellarischer Form mit individuellen Daten (Abwesenheitsgründe, Zeitbuchungen und Anzahl gebuchter Pausen) zu erstellen.
Das im Modul enthaltene Mitarbeitertableau bietet eine farbliche Darstellung über den Mitarbeiterstatus (z. B. an- oder abwesend) und zeigt bei Bedarf den Abwesenheitsgrund und die Dauer der Abwesenheit an.
Mit dem Lohnexport-Modul erstellen Sie einen Export für die monatliche Lohnabrechnung mit allen wichtigen Bestandteilen, wie Arbeitszeiten, Mehrarbeit, Urlaubs- oder Krankentage entsprechend der zuvor erstellten Lohnarten-Definition.
Dieser Export kann anschließend in die entsprechende Lohnsoftware (DATEV Lohn & Gehalt, DATEV LODAS oder Lexware) eingelesen werden.
Das Workflow-Modul (Lizenz für je 10 Mitarbeiter) bietet ein digitales Urlaubantragswesen sowie die Beantragung von fehlenden Zeitbuchungen und Abwesenheiten, wie z.B. Überstundenabgeltung oder Homeoffice.
Das Mitarbeiter-Web-Modul ist hierfür die Voraussetzung zur einstufigen Beantragung durch den Mitarbeiter und der Bearbeitung durch den Administrator. In Verbindung mit dem optionalen Sachbearbeiter-Modul und dem ebenfalls optionalen Gruppen-Modul kann eine mehrstufige Hierarchie aufgebaut werden.
So können beispielsweise Abteilungsleiter die Workflows einer Ihnen zugeordneten Mitarbeitergruppe sehen und in mehreren Stufen bearbeiten.
Das Schicht-Modul (Lizenz für je 10 Mitarbeiter) erweitert die Zeiterfassung um die Schichtplanung in entsprechenden Schichtabfolgen, sodass wiederkehrende Schichten (z. B. 3 Tage Früh-, 3 Tage Spät-, 3- Tage Nacht- und 2 Tage Freischicht) definiert und Mitarbeitern zugewiesen werden können. Der Wechsel in andere Schichten sowohl für einzelne Tage als auch dauerhaft ist über Schichtgruppen komfortabel möglich.
Das eAU-Modul bietet die strukturierte Erfassung von Abwesenheiten für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, eine spezielle eAU-Übersicht und die detaillierte Bearbeitung in Timemaster.
Mithilfe eines XLS-/CSV-Exports liefert es die Grundlage, die eAU-Abrufe anschließend mit Hilfe Ihres Lohnsteuerbüros, über die Ausfüllhilfe SV.net oder über ein internes zertifiziertes System zur Entgeltabrechnung vorzunehmen und nachzuverfolgen.
Über die Import-Schnittstelle können extern vorliegende Personalstammdaten einfach im XLS- oder CSV-Format in die Zeiterfassung übernommen werden.
Der Tischaufsteller wird als Zubehör für das Erfassungsterminal plus7 angeboten.
In transparentem Acryl gefertigt bietet der Tischaufsteller einen gleichermaßen hochwertigen Eindruck, wie bereits das Erfassungsterminal selbst.
Die Montage erfolgt sehr einfach über die vorhandenen Aufnahmen im VESA-75-Lochbild.
Der Kantenschutz wird als Zubehör für das Erfassungsterminal plus7 angeboten.
Er bietet einen höheren Schutz für das Erfassungsterminal gegen äußerliche Einwirkung (z.B. in Produktionsumgebungen).
Das gummierte Material wird einfach über das Erfassungsterminal gezogen und schütz das Gerät vor äußeren Einwirkungen (Stöße, Schläge, etc.).
Um einen Überblick über den Funktionsumfang von Timemaster zu erhalten, finden Sie unterschiedliche Varianten von Demoversionen auf unserer Internetseite unter folgendem Link: timemaster.de/demo.
Wir empfehlen Ihnen den oben angebotenen Servicevertrag für die Timemaster Zeiterfassung.
Im umfangreichen Servicevertrag sind unter anderem regelmäßige Updates, ein kompetenter Support per Mail oder Telefon sowie ein kostenloser Leihgeräteservice enthalten.
